El presente documento representa la política de tratamiento de la información de LEGAL SHIELD S.A.S. (en adelante “Legal Shield”), la cual es exigida por la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015. De ahí que el contenido de este documento que Legal Shield pone a disposición de lectura de la comunidad corresponde a las obligaciones exigidas por el Estado Colombiano en materia de protección de datos personales.
En consecuencia y conforme al alcance comprometido, se resalta que los contenidos del presente documento, las herramientas que explican su desarrollo y demás elementos que lo componen, sólo se encuentran autorizados para ser leídos. Por tanto, no se autoriza copiarlos, reproducirlos total o parcialmente, venderlos, o utilizarlos con fines de cualquier otra naturaleza que no sean las correspondientes a la lectura y difusión de la misma.
El incumplimiento de lo aquí dispuesto configuraría una acción violatoria de la propiedad intelectual, del Know How y los derechos de autor, todos en cabeza de Legal Shield.
Damos la bienvenida a la política de tratamiento de la información de Legal Shield. En esta política se describe el tipo de información que recolectamos, almacenamos, usamos, circulamos y suprimimos, para qué se utiliza y como puede ejercer sus derechos, los cuales serán respetados bajo toda circunstancia.
Antes de mencionar cualquier aspecto específico sobre la protección de datos personales, queremos contar:
Legal Shield es una empresa especializada en derecho y tecnologías de la información, que presta servicios de capacitación y consultoría jurídica, dando solución a los requerimientos empresariales, desde un eje transversal jurídico sólido.
Los datos de contacto se relacionan a continuación:
Para la interpretación de la presente política compartimos las siguientes definiciones:
1. Apoderado o autorizado: Persona autorizada mediante mandato de cualquier titular de la información para que realice trámites o solicitudes ante Legal Shield.
2. Autorización: Consentimiento previo, inequívoco e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento de su información personal.
3. Base de Datos: Todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuera la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
4. Causahabientes: Persona que ha sucedido o sustituido a otra, el causante, por cualquier título jurídico en el derecho de otra. La sucesión o sustitución puede haberse producido por acto entre vivos o por causa de muerte.
5. Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para acceder a la información que repose en cualquier base de datos, bien sea que esté contenida en un registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
6. Dato personal: Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica, acústica o de cualquier otro tipo concerniente a personas naturales determinadas o determinables.
7. Dato privado: Están relacionados con el ámbito privado de las personas: Libros de los comerciantes, datos contenidos en documentos privados y gustos personales.
8. Dato público: Todo aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Ejemplo de esta clasificación son el nombre, tipo y número de documento de identidad, fecha de expedición del documento, género, fecha de nacimiento, estado civil, filiación, profesión, entre otros.
9. Dato semiprivado: Su acceso está sujeto a algún grado de restricción y representa un tema de interés para cierto sector o grupo de personas: datos financieros o crediticios, académicos, laborales, etc. En el proceso de gestión financiera del fondo como datos como el cargo, salario, tipo y números de cuentas bancarias de los trabajadores o datos de contacto personales, tales como ocurre en el proceso de gestión comercial donde se tratan los siguientes datos: teléfonos de contacto fijo o celular y dirección de residencia de los
clientes.
10. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
11. Encargado del tratamiento: La persona pública o privada, que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta de Legal Shield como consecuencia de la existencia de una relación jurídica que delimita el ámbito de su actuación para la prestación de un servicio.
12. Funcionario Responsable de la gestión de la información: Persona o personas a las que Legal Shield internamente les ha asignado formalmente la función de coordinar y controlar las quejas, solicitudes o reclamos que los titulares de los datos efectúen.
13. Persona identificable: Toda persona cuya identidad pueda determinarse, directa o indirectamente, mediante cualquier información referida a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, cultural o social. Una persona natural no se considerará identificable si dicha identificación requiere plazos o actividades desproporcionados.
14. Proveedor: Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante Legal Shield, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el compromiso de ejecutar la totalidad o parte de las obras o servicios con sujeción al proyecto y al contrato.
15. Representante legal: Persona que actúa en nombre de otra, ya sea en nombre de una persona natural o de una persona jurídica, en virtud de la ley, de una escritura pública o una sentencia.
16. Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar, o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley.
17. Titular del dato: Persona natural titular de los datos sobre los cuales Legal Shield realiza cualquier tipo de tratamiento.
18. Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el encargado desde Colombia a un responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional.
19. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
20. Tratamiento de datos: Cualquier operación o procedimiento técnico, sea o no automatizado, que permita la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
Legal Shield entiende que la protección de datos personales está inspirada en diversos principios, que buscan asegurar la privacidad del titular, su seguridad y la legalidad del tratamiento, así como la continuidad del negocio y la prestación del servicio en los tiempos y calidades comprometidos. Es por esto, que se comparten los principios que rigen el tratamiento de información:
Los datos de carácter personal sólo se podrán recoger para su tratamiento, así como someterlos a dicho tratamiento, cuando sean adecuados, pertinentes y no excesivos en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido. Dichos datos serán tratados de forma leal y lícita.
Los datos de carácter personal objeto de tratamiento no podrán usarse para finalidades incompatibles con aquellas para las que los datos hubieran sido recolectados. No se considerará incompatible el tratamiento posterior de éstos con fines históricos, estadísticos, contables o científicos.
Los datos de carácter personal serán exactos y puestos al día de forma que respondan con veracidad a la situación actual del titular. Si los datos fueran recogidos directamente del titular, se considerarán exactos los facilitados por éste en atención al principio de buena fe.
Cuando Legal Shield recolecte datos sensibles, el titular tiene la facultad de abstenerse de otorgarlos.
No obstante, el único proceso que recolecta información sensible –eventualmente- es gestión del talento humano.
¿SOBRE QUIÉNES SE TRATA INFORMACIÓN?
En la operación diaria, se tratan datos personales que pertenecen a los siguientes titulares:
1. Clientes
2. Colaboradores de clientes
3. Destinatarios de promoción
4. Aspirante a trabajador
5. Trabajadores
6. Familiares de trabajadores
7. Proveedores
a. Conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos a que no tienen lugar.
b. Obtener copia de la autorización otorgada por estos en calidad de titulares de los datos.
c. Conocer el uso que Legal Shield ha dado a los datos personales del titular.
d. Consultar sus datos personales y hacer reclamos para salvaguardar su derecho a la protección de sus datos personales siguiendo las pautas establecidas en la ley y en los términos de la presente política.
e. Solicitar la supresión de los datos personales cuando en el marco de un proceso judicial o administrativo se haya declarado que el tratamiento de la información se realizó sin respeto a la constitución o a la ley.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio que le permita conocerla, incluyendo los medios electrónicos.
En lo particular al último literal, debe atenderse a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.2 del Decreto 1074 de 2015. Del derecho de acceso, el cual determina:
“El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas”. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación documentos Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
En ningún caso el titular de los datos podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos, cuando exista un deber legal o contractual que le imponga a Legal Shield la obligación de conservar sus datos en la base de datos, como es el caso de los trabajadores, proveedores y clientes activos.
Frente a los titulares inactivos, debe advertirse que las normas del sistema general de seguridad social y el estatuto tributario exigen la conservación de la información histórica y contable por plazos estrictamente legales por lo que la misma no podrá ser suprimida en todas las ocasiones.
Asimismo, el titular de datos personales no puede ejercer derechos propios de otro titular cuando no ha sido autorizado por éste o por la ley.
CANALES DE COMUNICACIÓN PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Los titulares de los datos personales pueden presentar sus consultas, peticiones y reclamos mediante correo electrónico enviado a [email protected] con el asunto “Protección de datos personales”.
El canal descrito cuenta con personal capacitado para el desempeño de sus funciones, así como los sistemas de control necesarios para que las novedades de información personal que los usuarios soliciten queden documentadas y puedan ser objeto de verificación.
No obstante, debe advertirse que Legal Shield sólo enviará datos personales con motivo de la consulta, petición o reclamo presentado a las siguientes personas:
1. Al titular del dato, sus causahabientes o sus representantes legales, siempre y cuando acrediten
esta calidad tal como se mencionó en el acápite de definiciones del presente documento.
2. A las personas autorizadas por el titular del dato.
3. A las personas autorizadas por orden judicial o legal.
¡EL PROCEDIMIENTO ES SENCILLO!
Los titulares de los datos podrán conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en las bases de datos de Legal Shield.
La vía para ejercer los derechos de los titulares, están establecidas en el capítulo anterior, sin embargo se advierte que los términos para su respuesta empezarán a contar a partir de que Legal Shield tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, imponiéndole al mismo la carga de realizar su petición por los canales establecidos.
EJERCICIO DEL DERECHO A LA CONSULTA Y RECLAMO RESPECTO A LOS DATOS
PERSONALES
La ley ha definido dos formas de ejercitar los derechos; la primera de ellas consultas y la segunda reclamos.
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos, señalando la nueva fecha en que será resuelta su consulta, la cual no será superior a los cincos (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo del mismo. Legal Shield podrá prorrogar el término de respuesta en casos especiales dando aviso al interesado. Este nuevo plazo no superará los ocho (8) días hábiles.
Si algún reclamo resulta incompleto, se requerirá al titular o interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las falencias identificadas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el titular o interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, por lo que se procederá al archivo definitivo del mismo.
Si Legal Shield no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días contados desde la recepción manifestando dicha situación.
El término para responder las consultas y reclamos empezará a contar a partir de que Legal Shield tenga conocimiento efectivo de la solicitud del titular, imponiéndole al mismo la carga de realizar su petición por los canales establecidos.
¿QUÉ DEBE CONTENER LA CONSULTA O RECLAMO?
Sin importar el conducto que el titular elija para presentar su solicitud, esta debe estar dirigida a Legal Shield y contar como mínimo con los siguientes ítems:
– Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
– Contener la descripción de los hechos generadores de la consulta o reclamo.
– El objeto de la petición
– Especificar la dirección de notificación del Titular, tanto física como electrónica (e- mail).
– Anexar los documentos que se quieren hacer valer. (Especialmente para reclamos)
En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos en el punto anterior.
El titular deberá remitir a Legal Shield por medio de correo electrónico la debida autorización en la cual faculta a un tercero para que consulte, actualice o rectifique su información. Este requisito tiene el único fin de proteger el acceso de la información a terceros no autorizados.
Esta autorización, deberá contener como mínimo lo siguiente:
LEGAL SHIELD CUENTA CON UN LÍDER EN EL PROCESO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
En Legal Shield el líder del Proceso de la Gestión de Protección de Datos Personales es el responsable de atención al cliente, quien tendrá la responsabilidad de asegurar que la protección de los datos personales que trata el fondo se realice de conformidad a las exigencias de ley y de la Política de Tratamiento de la Información.
TRATAMIENTO DATOS PERSONALES DE ASISTENTES A SEMINARIOS, CAPACITACIONES Y EVENTOS.
Legal Shield realiza por su propia cuenta o en alianza con terceros diferentes eventos, seminarios y jornadas de capacitación que tienen por objeto informar a la comunidad empresarial sobre los retos y desafíos que el ámbito jurídico y tecnológico trae de presente.
En dichos eventos se solicita la recolección de datos personales de contacto mediante listas de asistencia, y adicionalmente se toman fotografías para el registro del evento, las cuales se publicitan por diferentes medios de circulación propios o externos. En cualquier caso, los titulares son informados al inicio del evento de la realización de tomas fotográficas, las cuales en ningún momento persiguen la identificación e individualización de personas naturales.
ALCANCE DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA EN LA HOJA DE VIDA POR LOS ASPIRANTES A CARGOS
El aspirante que entregue su hoja de vida da por entendido que informó a sus referencias personales, laborales y familiares sobre la posibilidad de que sean consultados sobre la información que allí reposa. Esta situación se encuentra en concordancia con el principio de buena fe por parte del postulante.
Si el titular aspirante al cargo no quedo seleccionado, puede solicitar la supresión de su información por el canal arriba descritos, ya que la circunstancia de no ser seleccionado no causa su exclusión del banco de datos de aspirantes para cargos a proveer. Su hoja de vida se conservará para poder ser evaluada en un próximo proceso de selección.
¿DESDE CUÁNDO RIGE ESTA POLÍTICA?
La vigencia de las presentes políticas inicia a partir del mes de enero de 2016.
Actualización 27 de octubre 2025.
¿CÓMO SERÁN COMUNICADOS LOS CAMBIOS DE ESTA POLÍTICA?
Cualquier cambio, o modificación sustancial será comunicada al titular mediante los medios de comunicación idóneos, tales como: correo electrónico, avisos en la página web, en las sedes físicas de Legal Shield, entre otros.
Esta comunicación será enviada con diez (10) días de anticipación a efectuar la modificación.
Diseñamos e implementamos estrategias de protección de datos que cumplen con la normativa vigente y fortalecen la reputación de tu organización.
