Modificación normativa aplicable a los Programas de Transparencia y Ética Empresarial
La Superintendencia de Sociedades modificó integralmente la regulación de los programas de transparencia y ética empresarial a través de la expedición de la Circular Externa 100-000011 del 09 de agosto de 2021. En esta, se amplía el ámbito de aplicación a partir del establecimiento de nuevos criterios para ser una entidad obligada a adoptar los programas dirigidos a combatir la corrupción y el soborno transnacional desde el sector privado.
Sujetos obligados a gestionar los riesgos de soborno transnacional:
Las Sociedades vigiladas que hayan realizado a 31 de diciembre del año anterior transacciones con personas naturales o jurídicas extranjeras iguales o superiores a 100 SMLMV y hayan obtenido ingresos totales o activos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV.
Sujetos obligados a gestionar los riesgos de corrupción:
Las empresas que a 31 de diciembre del año anterior hayan celebrado contratos con Entidades Estatales por cuantía igual o superior a 500 SMLMV y hayan obtenido ingresos totales o activos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV.
Las empresas que a 31 de diciembre del año anterior hayan celebrado contratos con Entidades Estatales por cuantía igual o superior a 500 SMLMV y hayan obtenido ingresos totales desde 3.000 SMLMV o activos totales desde 5.000 SMLMV y que pertenezcan a algunos de los siguientes sectores de la economía: sector farmacéutico; infraestructura y construcción; manufacturero; minero-energético; TICs; comercio de vehículos, sus partes, piezas y accesorios o; de actividades auxiliares a servicios financieros.
Plazo para implementar los Programas de Transparencia y Ética Empresarial:
El plazo vence a más tardar el 31 de mayo del año siguiente al que se cumplieron los criterios y hasta 3 años después de que se dejen de cumplir. Las entidades deberán informar su calidad de Entidad Obligada a la Superintendencia de Sociedades dentro de los 15 días hábiles siguientes al vencimiento del plazo.
Elementos de los Programas de Transparencia y Ética empresarial:
Los programas deberán contar como mínimo con:
- Procedimientos encaminados a poner en funcionamiento las Políticas de Cumplimiento, con el fin de identificar, detectar, prevenir, gestionar y mitigar los Riesgos de Corrupción y/o los Riesgos de Soborno Transnacional, según sea el caso.
- Matriz de Riesgo de Corrupción y/o Matriz de Riesgo de Soborno Transnacional, según sea el caso.
- Definición de señales de alerta.
- Asignación de funciones a los administradores, empleados y asociados de la Entidad Obligada.
- Políticas generales para la gestión del Riesgo C/ST (Políticas de cumplimiento).
- La puesta en marcha de procedimientos sancionatorios adecuados y efectivos, de conformidad con las normas laborales y disciplinarias, respecto de infracciones al PTEE cometidas por cualquier empleado o administrador.
- Líneas anónimas de denuncia.
- Medidas adecuadas para que ninguno de sus empleados, administradores o asociados denunciantes sea objeto de represalias por haber reportado posibles infracciones a la Ley o al PTEE, particularmente para que los empleados no sean objeto de acoso laboral conforme a la ley.
- Líneas anónimas de denuncia.
- Procedimientos de control y auditoría sobre su aplicación y actualización.
- Oficial de cumplimiento como administrador del Programa de Transparencia y Ética Empresarial.
- Planes de capacitación.
- Estrategia de comunicación y divulgación.
- Procedimiento de archivo y conservación de documentos que estén relacionados con Negocios o Transacciones Internacionales, en los que esté involucrada la Entidad Obligada.
Sanciones ante el incumplimiento:
La Superintendencia de Sociedades está facultada para imponer sanciones o multas, sucesivas o no, hasta por doscientos (200) SMLMV, a quienes incumplan sus órdenes, la ley o los estatutos.
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